Privacy en persoonsgegevens
Maatregelen met betrekking tot de registratie van bezoekers op verzoek van de GGD
Per 26-9-2021 zijn de regels met betrekking tot het bezoeken van de kerkdiensten versoepeld. In het kader van bron en contact onderzoek bij een mogelijke besmetting met het COVID-19 virus is de CGKv verplicht om bezoekerslijsten bij te houden. Een gedeelte van de registraties vind plaats via de e-mail of Scipio app. De hierin gedeelte persoonsgegevens zijn conform de ISO 27001 norm beveiligd.
Voor de bezoekers die zich niet vooraf aanmelden voor een dienst liggen er inteken lijsten bij de ingang van het kerkgebouw. Op deze lijst dient u een aantal gegevens achter te laten die noodzakelijk zijn voor een eventueel bron en contact onderzoek. We zijn verplicht deze gegevens 3 weken te bewaren. U laat uw gegevens achter in een afgesloten dropbox. De ingevulde formulieren worden na de dienst verzameld en in een gesloten enveloppe bewaard op een locatie buiten het kerkgebouw.
Voor alle gegevens geld dat deze voor zover mogelijk na 3 weken vernietigd worden.
Privacyverklaring
Binnen onze gemeente zijn het kerkelijk bureau, ambtsdragers en commissies verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring kunt u lezen dat we uw persoonsgegevens en andere data verwerken in overeenstemming met de geldende wetgeving. Wij vinden uw privacy erg belangrijk en gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend door of namens ons gebruikt en worden niet ter beschikking gesteld aan derden.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van:
– door leden verstrekte persoonlijke informatie
– door derden verstrekte persoonlijke informatie (scriba, ambtsdragers, kerkelijk bureau/scriba van voormalige gemeente)
Verwerking van uw gegevens
Het Kerkelijk Bureau houdt een adressenbestand bij van alle leden (en voormalig leden) van onze gemeente. Onder de verwerking van persoonsgegevens verstaan we: het bewaren, ordenen, opvragen, wijzigen, bijwerken, raadplegen en gebruiken van uw persoonsgegevens.
Van een gemeentelid worden de volgende gegevens verwerkt:
a. Naamgegevens: achternaam, voornamen, roepnaam, voorletters, naamgebruik, indien van toepassing en beschikbaar: naam ouders en naam partner
b. Contactgegevens: vast telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, e-mailadres, aanschrijfwijze
c. Adresgegevens: straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, kerkelijke wijk
d. Burgerlijke stand: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, burgerlijke staat, huwelijksgegevens (datum, plaats, eventuele ontbinding), overlijden (datum, plaats)
e. Kerkelijke gegevens: kerkelijke gezindte, kerkelijke staat, doopgegevens (datum, plaats, kerkelijke gezindte), belijdenisgegevens (datum, plaats, kerkelijke gezindte), huwelijksgegevens (datum, plaats, gezindte), en indien van toepassing opmerkingen ter verduidelijking/volledigheid
f. Herkomst- en vertrekgegevens: herkomstgegevens (datum, plaats, kerkelijke gezindte, opmerkingen), vertrekgegevens (datum, plaats, kerkelijke gezindte, opmerkingen), onttrekking
g. Kringen/groepen: indien van toepassing kring (wijk, bijbelstudie), indien van toepassing groep (kerkraad, jeugdleiding)
h. notities
Van personen met een functie binnen de gemeente worden daarnaast de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a. e-mailadres
b. functie binnen de gemeente
Van personen die de digitale nieuwsbrieven toegezonden krijgen, is een bestand aangelegd met alleen die persoonsgegevens die voor toezending nodig zijn.
Uitwisseling van gegevens binnen de gemeente
Om als gemeente goed te kunnen functioneren is het noodzakelijk dat er persoonsgegevens gedeeld worden binnen de gemeente. Dit gaat uitsluitend over relevante gegevens. Deze betrokkenen kunnen zijn:
– scriba, ambtsdragers, predikant, vertrouwenspersoon
– commissies, zondagsschool, jeugdleiding, catecheten
– kerkblad, webmaster
– boekhouder, welkomdames
Uitwisseling van gegevens buiten de gemeente
Uitwisseling van gegevens buiten de gemeente vindt uitsluitend plaats op basis van een verwerkingsovereenkomst. Hierbij kunt u denken aan:
– Kerkverband CGK en kerkverband Gkv
– Hagru BV: het vastleggen van de persoonsgegevens mbv het programma Scipio Online
– Drukkerij voor al het drukwerk
Bewaartermijn persoonsgegevens
De CGKV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Wettelijke termijnen zijn hierop van toepassing.
Uw rechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens aan te vragen. Hiertoe kunt u zich richten tot het kerkelijke bureau.
Social media
De CGKv is op verschillende sociale media te vinden, zoals Facebook en Twitter. Deze platformen hebben hun eigen privacy verklaringen, en deze is van toepassing op de accounts die men gebruikt om in te loggen op 1 van deze platformen
Veiligheid
Wij passen alle mogelijke technische, functionele en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens veilig te verwerken.